در روايت هاي پيشرفته تر CMMS ، سفارش هاي کار ، يک وظيفه حياتي ديگر نيز به عهده دارند، آنها به عنوان ساز وکاري براي انجام فرآيندهاي بهبود نيز  عمل مي کنند . در برخي کارخانه هر قسمت از ماشين آلات تحت يک رژيم سخت نگهداري پيشگيرانه (PM ) قرار دارند و اين 95% از کل بار کاري نگهداري و تعمير آنها به حساب مي آيد . همه کارهاي PM مبتني بر زمان ، مبتني بر شرايط يا مبتني بر ميزان استفاده مي باشند . اگر آنها مبتني بر شرايط باشند ، وقتي انجام مي شوند که سنجش نشان  دهد که روغن موتور ميزان معيني از کثيفي را دارد، وقتي سنجش نشانمي دهد که  نوار ميزان معيني از خاصيت  کشساني خود را از دست داده است  يا وقتي که به مرزهاي محدوديت ديگر مي رسيم . در بسياري از موارد وقتي شرايط نگهداري پيشگيرانه فرا مي رسد ، حسگرهايي هشدار مي دهند . روش ديگري که نگهداري مبتني بر شرايط مي تواند آغاز شود ، از طريق بروز بيش از حد عدم موفقيت در رسيدن به استانداردهاي کيفيت ، در کالاهاي تمام شده است .
کارهاي PM  مبتني بر ميزان استفاده وقتي انجام مي گيرند که ، ميزان معيني از کار انجام شده باشد ، مثلا" 100هزار واحد محصول توليد شده باشد . در دسته مبتني بر ميزان استفاده ، ايده استفاده برنامه ريزي شده نيز وجود دارد . شما ممکن است تصميم بگيريد که ، کار نگهداري و تعميرات را درست قبل از شروع يک نوبت توليد طولاني معين انجام دهيد ، همه واشرها را تعويض کنيد و تمام ياتاقانها را فقط براي اطمينان از اينکه قبل از آغاز کار همه چيز در وضعيت عالي قرار گيرد ، روغن کاري نماييد .رويکردهاي مختلف براي تصميم  گيري در مورد تغيير روغن موتور خودرو شما ، نمونه خوبي براي  نشان دادن اختلاف بين اين سه دسته است . اگر شما روغن موتور را ، بدون توجه به زماني که طول مي کشد ، پس از هر 3000 مايل راه رفتن تعويض کنيد ، مبتني بر ميزان استفاده عمل مي کنيد و اگر آن را درست قبل از انجام يک سفر طولاني تعويض نماييد ، رويکرد اتخاذ شده مبتني بر ميزان استفاده برنامه ريزي شده مي باشد ، شما در هر مورد چيزهاي مختلفي را اندازه گيري مي کنيد . اگر روغن را در هر 3000 مايل تعويض کنيد ، مسافت طي شده را و نه کيفيت روغن را ، اندازه مي گيريد .
نکته مهم در تنظيم اين زمان ، شرايط ، يا ميزان استفاده تعيين زمان فعاليت نگهداري پيشگيرانه اين است که ، تمام ماشين آلات در بهترين شرايط کاري حفظ شوند . با هماهنگي بين PM  و زمان بندي توليد ، مي توان راههايي را براي سازگار نمودن وظايف نگهداري با جريان عمومي کار پيدا کرد . براي مثال ، CMMS به طراح عمليات ها يک جدول  زمانبندي را ارائه مي کند که ممکن است نياز به بخشي از زمان  را در 12 روز آينده نشان دهد ، که در اين مدت مثلا" به 4 ساعت کار بر روي خط 1 براي انجام اين وظيفه نگهداري ، 5 ساعت برروي خط 2 براي انجام آن کار تعميراتي و... نيازمند مي باشد ، بدين ترتيب همه چيز در چارچوب زمان بندي مادر توليد سامان مي يابد و انجام مي شود .

ارتباط بين فلسفه نگهداري و سيستم هاي نگهداري

 دو فلسفه يا چارچوب براي رويکرد به وظيفه نگهداري و تعميرات  عبارت از نگهداري متمرکز بر قابليت اطمينان (RCM) و نگهداري بهره ور جامع ( TPM ) مي باشد . RCM   موقعيتي را در نظر مي گيرد ، که قابليت اطمينان سرمايه ها بيش از همه چيز اهميت دارد. بنابر اين ، بر سنجش قابليت دسترسي ، زمان کارکرد عادي و قابليت اطمينان سرمايه ها ، از قبيل : بخشي از ماشين آلات ، يک خط يا کل کارخانه تاکيد مي کند . مفهوم کلي اين است ، که قابليت  اطمينان شاخصي از موفقيت برنامه کلي نگهداري و تعميرات مي باشد .
TPM با هدف بيشينه کردن کارکرد موثر منابع نگهداري عمل مي کند. اين چارچوب به چالش ارزيابي منابع کلي به صورت پول ، افراد و زمان مي پردازد وسپس تخصيص آنها را طوري انجام مي دهد که بهترين استفاده ممکن از آنها پذيرد . به عبارت ديگر ، TPM  به شما کمک مي کند تا درباره ي اين که کدام بخش از تجهيزات و کدام کارهاي نگهداري بهترين نرخ بازگشت را بر سرمايه گذاري منابع موجب خواهد شد ، تصميم گيري کنيد .
هردو فلسفه پيش گفته مي تواند در قالب يک برنامه نگهداري يکپارچه شوند . ولي براي موفقيت آنها، ميزان معيني از  سنجش ها و تحليل ها وجود دارد که بايد توسط يک CMMS پشتيباني شوند . اگر شما در يکي از اين مسيرها قرار داريد يا پيگيري يکي از آنها را برنامه ريزي مي کنيد ، نيازمند پشتيباني IT مي باشيد . اين به مفهوم پرسش از فروشنده CMMS درباره ي چگونگي پشتيباني TPM يا RCM توسط سيستم CMMS مي باشد .   

 چهار سطح مديريت نگهداري و تعميرات

اگرچه همه بايد با  نگهداري سرو کار داشته باشند ، ولي همه آن را به يک شکل انجام نمي دهند . اين موضوع فقط با در نظر گرفتن مجموعه بزرگ محيط هاي توليد ، قابل درک است . برخي شرکت ها مي خواهند به هر قيمتي شده از توقف برنامه ريزي نشده جلوگيري کنند . بنابر اين ، براي نگهداري تجهيزات يک رويکرد بسيار جدي و خشن را اتخاذ مي کنند . شرکت هاي ديگر وجود دارند که ، درباره ي توقف چندان نگراني ندارند و ماشين آلات نسبتا ساده ي دارند که هرگاه مسئله اي براي آنها پيش بيايد به راحتي مي تواند تعمير شود ، بنابر اين ، تا زمان وقوع مشکل خيلي دردسر کارهاي نگهداري را ندارند . رويکردهاي بسيار متنوع و زيادي براي نگهداري وجود دارد ، ولي ما فکر مي کنيم دسته بندي اين رويکردها ، از نظر بلوغ و رشد يافتگي ، در چهار سطح مفيد است : 

• واکنشي
• پيشگيرانه
• بالغ
• تراز جهاني

نگهداري و تعميرات واکنشي

در سطح واکنشي افراد از اين سرمشق تبعيت مي کنند که : " وقتي آن بشکند ،آن را تعمير خواهم کرد ، تا آن موقع با آن هيچ کاري  نخواهم داشت " . درساده ترين سطح نگهداري کارخانه ، اغلب در عمل چنين رويکردي قابل درک است . اگر تجهيزات خيلي پيچيده نبوده و زمان بندي توليد به حد کافي زير ظرفيت باشد ، سخت گيري درباره ي موضوعات نگهداري ممکن است هيچ مزيت ويژه اي نداشته باشد . تنها نيازمندي هاي IT در  اين جا غالبا" تعدادي فرم سفارش کار براي ردگيري نيروي انساني و مواد مصرفي است ، به طوري که شما بدانيد نگهداري چقدر هزينه در پي داشته است و اطلاعاتي نيز براي به روز نگهداشتن موجودي قطعات يدکي وخريد تهيه شود .

نگهداري و تعميرات پيشگيرانه

سطح نگهداري واکنشي در حالي که در برخي از کارخانه ها کاملا" نيازها را تامين مي کند ، در کارخانه هايي که خرابي ماشين آلات موجب دردسرهاي بزرگي مي شود ، مي تواند يک رويکرد بسيار نامناسب  باشد . با پيچيده تر شدن تجهيزات و بالا رفتن تقاضا براي ظرفيت ، روشن مي شود که شما مي خواهيد در جستجوي مشکلات قبل از وقوع فعال تر باشيد ، به طوري که بتوانيد از خوابيدن ماشين آلات جلوگيري کنيد .. اين سطح ، سطح پيشگيرانه است که در اين جا شروع به انديشيدن درباره ي نگهداري پيشگيرانه و ساير تلاش ها براي يک قدم جلوتر از حوادث بودن مي کنيد .  نرم افزار مورد استفاده در اين جا نه فقط براي انجام حسابداري و موجودي ، که همچنين براي استفاده از سفارش هاي کار به عنوان يک ساز وکار گسيل براي فراهم کردن دستورالعمل هاي کاري با فهرستهاي وظايف و در برخي موارد ايجاد تاريخچه تجهيزات و تعميرات طراحي شده است . داده هاي تاريخي مي تواند براي روشن کردن روندها و رسيدگي به مشکلات کوچک در موقع وقوع و قبل از اين که به مسائل جدي تبديل شوند ،مورد استفاده قرار گيرد . يک CMMS  در اين سطح ممکن است قابليت مستندسازي پشتيباني را نيز با دستورالعمل هاي کاري و هماهنگ کردن برنامه ريزي نگهداري پايه داشته باشد .

نگهداري و تعميرات بالغ

 در سطح بالغ CMMS ، همه تلاشها صرف توسعه راههايي براي پيش بيني مشکلات ، خيلي قبل از وقوع مي شود . از طريق ساز وکارهايي از قبيل : تجزيه وتحليل بار، حسگرهاي نوساني بر روي تجهيزات گران قيمت و کنترل زمان هاي کار ، مصرف انرژي و افت کيفيت ، مي توان روندها را در پارامترهاي سنجيده شده اي که معين شده اند ، روشن کرد . انديشه در سطح بالغ اين است که : " ما پس از هر تغيير کوچک با چکش و انبر در محل حاضر مي شويم ، زيرا براي ما الويت شماره يک جلوگيرري از خوابيدن و توقف است " . نيازهاي IT  در اين سطح بسيار حرفه اي تر مي شود و سوابق از زواياي مختلف ، برنامه ريزي گسترده ، بهينه سازي موجودي و خريد ، مديريت نيروي کار را در بر مي گيرد .

نگهداري و تعميرات تراز جهاني

بالاترين سطح ، تراز جهاني ، هنوز يک بحث نظري است . اين سطح تمام مفاهيم تعريف شده در سطوح قبلي را در بر مي گيرد ، و اين مفاهيم را در راههايي که تمام فعاليت هاي نگهداري را به بخشي از يک فرآيند بالغ مستمر در کارخانه ها تبديل کند ، به کار مي گيرد . تفاوت بين سطوح تراز جهاني و بالغ اين است که ،در حالي که سطح بالغ يک حالت پايدار است ، سطح تراز جهاني يک تلاش دائمي براي بهينه سازي ، بهبود و تکامل مستمر مي باشد .

يافتن بهترين انطباق

طبق تجربه ما، هرگاه کسي که يک سيستم مديريت نگهداري و تعميرات داشته ، ناکام گرديده است ، اين ناکامي به يکي از دو دليل بوده است . اول ، سطح سيستم با سطح نيازهاي شرکت انطباق نداشته است . اگر شرکت شما به يک سيستم نيازمند است که فقط در سطح واکنشي کار کند ، خريد هر سيستم تخصصي تر و حرفه اي تر اتلاف پول مي باشد . از طرف ديگر ، اگر شرکت شما نياز به سيستم سطح بالغ دارد ، حتما" بايد پول را براي تهيه آن بپردازد ، نرخ بازگشت بالا در همين جا نهفته است . دوم ، ناکامي مي تواند به دليل فقدان کارهاي عملياتي سالم در سازمان ، فارغ از نرم افزار مورد استفاده ، باشد .
وقتي فعايت هاي کاري بدون دقت و غيرموثر انجام مي شود يا اگر زمان بندي و برنامه ريزي ، ناکامل يا درهم برهم و نامنظم است ، تجهيزاتخوب نگهداري نخواهد شد . متاسفانه ، بسياري از شرکت اجازه مي دهند که روابط خصمانه بين کادر عملياتي و کادر نگهداري گسترش يابد . فقدان هماهنگي بين اين دو گروه در کارخانه توليد ، هر تلاشي را براي ساختن يک برنامه نگهداري موثر ، دچار سستي و تحليل خواهد نمود . هيچ مقدار فن آوري اطلاعاتي نمي تواند اين مشکلات را پوشش دهد .اگر فعاليت ها در شرکت شما به صورت سالم  انجام مي گيرد ، گام بعدي ايجاد اطمينان از انطباق نرم افزار مديريت نگهداري و تعميرات با محيط نگهداري شما مي باشد . هرچند ، تعيين نيازهاي کارخانه شما ممکن است نيازمند کار باشد . مشابه برنامه ريزي و زمان بندي ، نيازهاي يک شرکت از نوع صنعت و اندازه شرکت تبعيت نمي کند . بدون ترديد ، يکي از بزرگترين موضوعات ،از کار افتادن ماشين آلات مي باشد . برخي کارخانه هاي کاغذ سازي ماشين هايي دارند که تمام وقت کارکرده و در هر ساعت بيش از 200 هزار دلار در آمد توليد مي کنند . اين به مفهوم آمادگي آنها براي پرداخت پول زيادي براي يک CMMS  بالغ مي باشد . آنها همچنين آمادگي دارند بر روي يک موجودي بزرگ قطعات يدکي در محل کارخانه سرمايه گذاري کنند و تکنسين هايي را به صورت شبانه روزي براي تعميرات به کار گيرند ، حتي اگر اين تکنسين ها در عمل اغلب اوقات بيکار بوده و  نياز به کار آنها برروي ماشين ها نباشد .برعکس مورد پيش گفته ، بسياري از شرکت هاي چاپ روزنامه دستگاههاي چاپ خود را در شبها به کار مي گيرند  به طوري که روزنامه ها مي تواند در صبح زود تحويل گردد . اين شرکت ها حتي اگر از دستگاهها براي کارهاي چاپي اضافه در طول روز استفاده کنند ، باز هم معمول اين است که تجهيزات براي دوره هاي زماني طولاني در روزهاي هفته بيکار هستند . اين زمان بيکاري دريچه اي  از فرصت به روي آنها مي گشايد ، تا کارهاي نگهداري پيشگيرانه را بر اساس يک برنامه ريزي منظم انجام دهند . در عين حال ، شرکت هاي چاپ روزنامه با يک مهلت سررسيدروزانه مواجه هستند . اگر شما مشغول توليد مواد غذايي غلات باشيد و ماشين آلات ازکار بيفتد و 12 ساعت کار نکنند ، احتمالا" مي توانيد زمان از دست رفته را در تعطيلات آخر هفته جبران کنيد . روزنامه ها اين نعمت را ندارند ، آنها بايد روزنامه را به هر شکلي که شده به صورت روزانه بيرون بدهند . بنابراين ، نيازهاي آنها کاملا" مخالف کارخانه توليد کاغذ نيست .
اگرچه آنها زمان هاي منظمي براي خوابيدن دستگاهها دارند ، ولي در حال چاپ روزنامه نيز بايد بتوانند  هر مشکل پيش آمده را به سرعت برطرف کند . آنها همچنين آمادگي دارند براي حفظ يک موجودي خوب از قطعات يدکي در انبار پول پرداخت کنند .بلاخره اين که ، يافتن نقطه تعادل درست ، اصلا" مسئله ساده اي نيست . تمام نکته نگهداري و تعمير در پشتيباني عمليات ها براي اجراي کارآتر کارخانه نهفته است. فقط افرادي که بدنبال تفنن هستند نگهداري و تعميرات را بر روي يک خودرو فقط براي نگهداري و تعميرات انجام مي دهند و در کارخانه ها هيچ کس به دنبال تفنن و وقت گذراني نيست .
سيستم هاي ERP  که بر مبناي دفاتر حسابداري عمل مي کنند ، مي توانند به شرکتها در کاهش پول درگير در موجودي نگهداري کمک کنند و مي توانند خريد مواد مصرفي و قطعات يدکي نگهداري و تعميرات را يکپارچه سازند.ولي اين سيستم ها در ساختار دادن به نگهداري ، به طوري که زمان توقف کمينه شود ، کمک بيشتري نمي توانند ارائه دهند ، بنابراين ، بيشتر شرکت ها مي توانند از مزاياي CMMS در يکي از سطوح بهره مند گردند .مسئله بنيادين ،جدا از ايجاد اطمينان که سازمان شما فعاليت هاي مديريت نگهداري سالمي در محل دارد ، ايجاد يک انطباق خوب بين فلسفه نگهداري مورد پيگيري شرکت شما و سيستم هاي اطلاعات مديريت نگهداري به کار گرفته شده در شرکت است .کليد يک سيستم موثر ايجاد اطمينان از انطباق کارهاي نگهداري شما با وظايفي است که سعي مي کنيد انجام دهيد . سيستم هاي مديريت نگهداري که با نيازهاي شرکت سازگاري ندارند ، محکوم به شکست مي باشند . اگر شما در مرحله واکنشي هستيد ، پول زيادي را صرف محصولات  گران قيمت تر براي مديريت نگهداري نکنيد . از طرف ديگر ، اگر شما نياز به کار برنامه نگهداري بالغ داريد ، انتظار انجام اين کار را از برنامه هاي نرم افزاري ارزان قيمت ساده نداشته باشيد . مثل چهار بخش ديگر پورت فوليو ، توانايي شما در انتخاب CMMS درست بستگي به قابليت شما در تعريف روشن و دقيق نيازهاي IT   شرکت شما دارد .